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Die größten Zeitfresser im Büro

ARBEITSEFFIZIENZ Die größten Zeitfresser im Büro

Wie arbeitet man eigentlich wirklich effizient? In dem man sich die Zeit nicht rauben lässt. Und so stets motiviert bleibt.

„Das, was ich heute geschafft habe, hätte ich auch in der Hälfte der Zeit erledigen können“, denkt man oft. Oder: „Schon wieder acht Stunden rum und ich habe nichts geschafft.“ Das Gefühl kennen wahrscheinlich die meisten von uns. Da startet man so verheißungsvoll motiviert in den Tag und dann stolpert man doch wieder über die vielen Zeitfresser, die die Produktivität ganz schnell zusammenschrumpfen lassen. Nicht wenige halbtags tätige Mütter merken auf einmal, dass sie in der Hälfte der Zeit, die Tätigkeiten schaffen, die sie früher in acht Stunden erledigt haben. Ganz einfach, weil man effektiver arbeitet, sich nicht an Unwichtigkeiten aufhält, wenn man weiß, dass um Punkt drei die Erzieherin mit strenger Miene vor dem Kindergartentor steht.

 

LN-Bild

Keine Pausen zu machen, hindert ebenso wie durch Telefon, Smartphone oder Smalltalk unterbrochen zu werden.

Quelle: Fotos: Composer, Digiclack, Svyatoslav Lypynskyy, Anyaberkut, Zozzzzo, Rawpixel.com, Robert Kneschke

Es gibt viele große und kleine Zeitfresser, die, wenn man sie alle zusammenzählt, Unternehmen sogar richtig Geld kosten können. Denn sie rauben Produktivität und können nicht nur der Motivation schaden sondern auch der Gesundheit.

Die größten Zeiträuber im Arbeitsalltag sind E-Mails und Meetings. Die US-Unternehmensberatung Bain hat ausgerechnet, dass ein Konzern mit 10000 Mitarbeitern im Schnitt 60 Millionen US-Dollar an Umsatz verliert, weil die Mitarbeiter in Meetings ihre E-Mails lesen anstatt zuzuhören. Ganz einfach, weil sie ansonsten keine Zeit haben, all ihre E-Mails zu lesen. 21 Stunden pro Woche verbrachten laut Studie der Unternehmensberatung Mitarbeiter in diesen Großkonzernen in Konferenzen – acht Stunden davon hätte man ersatzlos streichen können. Acht Stunden pro Woche kostete das Schreiben und Beantworten von E-Mails – laut Bain waren davon vier Stunden unnötig.

Das sind nur die Zahlen der „normalen“ Mitarbeiter. Die Berater schauten sich auch die Führungsebene an und stellten fest: Führungskräfte erhalten im Schnitt 30000 Emails pro Jahr – noch in den 70er-Jahren waren es etwa 1000 Anfragen pro Jahr. Eine Führungsmannschaft eines durchschnittlichen Konzerns sitzt 7000 Stunden jährlich in Konferenzen – zählt man vorbereitende Besprechungen und Folgemeetings dazu, kommt Bain auf insgesamt 300 000 Stunden, die so eine Führungsmannschaft in Besprechungen verbringt.

E-Mails

Das tägliche Lesen und Beantworten von E-Mails ist wohl einer der Zeiträuber, der den meisten Berufstätigen bekannt vorkommt. Seitdem fast jeder ein Smartphone hat, hat sich die Erreichbarkeit auch noch auf den Feierabend ausgeweitet. Eine E-Mail ist schnell geschrieben, schnell verschickt und ganz praktisch lassen sich auch noch ganz viele Kollegen in CC mit in die Mail aufnehmen. Laut einer Adobe-Studie verbringen wir im Schnitt 31,5 Stunden pro Woche mit dem Checken von elektronischer Post – und darin ist noch nicht einmal die Zeit eingerechnet, die man fürs Beantworten braucht!

Ein einfacher Tipp lautet daher: Die E-Mail-Benachrichtigung ausschalten und nur in selbst gesetzten, regelmäßigen Abständen in das Postfach schauen. Wenn es wirklich brennt, wird schon ein Anruf kommen. E-Mails sollten zudem gewichtet werden: Wichtige Anfragen sollte man direkt nach dem Lesen, mindestens aber am selben Tag beantworten. Für das Lesen und Schreiben sollte man feste Tageszeiten einräumen. Wer ständig sofort auf E-Mails reagiert und jede öffnet, die in der Benachrichtigungsfunktion angezeigt wird, wird auch ständig aus dem Arbeitsrhythmus gerissen.

Meetings

Es ist nicht nur die viele Zeit, die man im Meeting verbringt. Dazu kommt noch die Vorbereitung und Nachbereitung. Und die Tatsache, dass man für so ein Meeting aus dem Arbeitsfluss gerissen wird. Viele dürften es aus eigener Erfahrung kennen: Die Anwesenden reden aneinander vorbei oder nutzen die Konferenz zur Selbstdarstellung, man kommt vom Hundertsten ins Tausendste– und am Ende sind alle geschafft, aber das Problem ist nicht gelöst. Meetings sollten deshalb von vorneherein zeitlich begrenzt werden, nur Teilnehmer eingeladen werden, die wirklich betroffen sind und keine Besprechung sollte ohne Terminabsprache stattfinden, so dass sich alle vorbereiten können und keiner während des Meetings noch zeitraubend auf den aktuellsten Stand gebracht werden muss.

Smalltalk

Klar ist es für das Arbeitsklima fördernd, wenn man nicht nur über Berufliches redet, sondern auch mal Privates zum Thema macht. Und zusammen mit netten Kollegen arbeitet es sich auch viel besser. Aber im Schnitt verbringt man eine Stunde am Tag mit Smalltalk – die sich vielleicht besser direkt in die Mittagspause legen lässt oder an den Feierabend. Eine Lösung kann sein, die ganze Abteilung gemeinsam zum Mittagessen schreiten zu lassen und dort in entspannter Atmosphäre zu klönen. Und wenn jemand unangemeldet ins Büro kommt und man gerade wenig Zeit hat, dann kann ein kleiner Trick helfen: Aufstehen, wenn das Büro betreten wird, vor den Schreibtisch treten und erst wieder hinsetzen, wenn der Kollege das Büro verlassen hat.

Smartphone

Eigentlich wird es ja nicht benötigt, wenn man am Computer am Schreibtisch sitzt, dort seine E-Mails abrufen kann und sein Telefon parat hat. Dennoch haben viele ihre Mobiltelefone direkt neben der Tastatur liegen – und schauen bei jeder kleinen Regung auf das Display. Die Lösung lautet: Handy in die Handtasche, Pushnachrichten aus und nur zu festen Zeiten draufschauen.

Internet

Eigentlich wollte man die kurze Pause ja nur nutzen, um einmal die Tagesnachrichten zu lesen. Und dann ist der Text interessant und dieser Link und dieser auch und klick und klick – schon hat man statt fünf Minuten eine Stunde im Internet verbracht. Hier hilft nur Selbstdisziplin, sich an die selbst gesetzten Zeiten zu halten und sich bei Recherchen im Internet auch immer wieder vor Augen zu halten: Was wollte ich eigentlich suchen? Und führt mich diese Homepage wirklich zu meinem Ziel?

Nicht nein

sagen können

„Können Sie noch einmal schnell?...“ Viele – vor allem Frauen, sagen die Psychologen – können da nicht nein sagen, auch wenn es gerade überhaupt nicht passt. Und natürlich kann man mal einen Gefallen tun – das fördert ja auch das Betriebsklima. Und niemand möchte die egoistische Zicke sein, die nie hilft. Aber in entscheidenden Situationen, wenn der eigene Arbeitsberg zu hoch ist und die Aufgabe eben mal nicht „einmal schnell“ erledigt ist, sollte auch ein standhaftes „Nein“ gesagt werden können.

Multitasking

Multitasking, um Zeit zu sparen? Das klappt nicht, denn dazu ist das menschliche Gehirn einfach nicht ausgelegt. Forscher der Universität Utah haben herausgefunden, dass mit Multitasking die Leistungsfähigkeit um 40 Prozent sinkt. Manche Forscher sagen sogar, dass Multitasking gar den IQ senkt. Denn das Gehirn kann sich nur auf eine komplexe Sache zurzeit konzentrieren.

Wer telefoniert und gleichzeitig eine E-Mail schreibt, tut beides nicht gleichzeitig, sondern sein Gehirn wechselt zwischen den beiden Tätigkeiten hin und her. Dabei bekommt man vom Telefonat nur die Hälfte mit – und die Qualität des Geschriebenen leidet auch. Wenn man etwas macht, sollte man es richtig machen. Und nacheinander. Der Output ist besser, man muss weniger doppelt machen, korrigieren und das macht die gesparte Zeit ruckzuck wieder wett.

Perfektionismus

Da wird bis spät abends an der Präsentation gefeilt, damit auch wirklich alles perfekt ist. Ein Anschreiben wird immer wieder geändert, damit auch ja jedes Wort sitzt. Und bei einer Recherche wird jedes noch so kleine Detail zusammengetragen, um ja auch nichts vergessen zu haben. Natürlich muss ein Herzchirurg perfekt operieren. Natürlich muss ein Buchhalter die Zahlen perfekt zusammenrechnen. Aber ganz ehrlich: Bei vielen Dingen wird die 100-prozentige Perfektion weder benötigt noch bemerkt.

Das kann natürlich auch frusten, wenn man merkt, dass das Lob und die Begeisterung auch ohne die perfekten Details so ausgefallen wäre. In diesem Falle gilt das Pareto-Prinzip, nach dem 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der Gesamtzeit erreicht werden. Ist es wirklich noch nötig, die restlichen 20 Prozent durch mühsam investierte Zeit zu erreichen oder kann man die Mühe nicht besser in andere Aufgaben stecken?

Telefon

Oft spart man durchs Telefonieren Zeit, weil man direkt eine Antwort erhält und auch direkt nachfragen kann, wenn man etwas nicht verstanden hat – statt aus Bequemlichkeit eine E-Mail zu schreiben, kann ein kurzer Griff zum Hörer tatsächlich effektiver sein. Aber wenn man angerufen wird, dann reißt einen das Klingeln aus der Konzentration. Wenn man wirklich ungestört arbeiten will, dann empfiehlt es sich, die Anrufe weiterzuleiten – an die Zentrale oder einen Kollegen oder aber einen Anrufbeantworter einzuschalten.

Prokrastination

Aufschieberitis nennt man es landläufig. Im Fachjargon heißt das Phänomen Prokrastination. Unangenehme oder aufwändige Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Und so kommt es dann, dass man Dinge ganz aus den Augen verliert oder aber sie in letzter Minute erledigt – mit dem Ergebnis, dass man furchtbar gestresst ist und sich Fehler einschleichen. Besser, man trägt sich für diese unangenehmen Aufgaben feste Termine ein – an die man sich dann auch hält.

Fehlende Pausen

Es ist ein Irrtum zu glauben, dass man besonders schnell ist, wenn man einfach ohne Pause drauflospowert. Denn Körper und Gehirn benötigen Pausen, wie Studien zeigen sogar recht eng getaktet, nämlich im 45-Minuten-Rhythmus. Das müssen keine langen Pausen sein, aber fünf Minuten für ein paar Atemzüge am offenen Fenster (Sauerstoff belebt!), eine in Ruhe getrunkene Tasse Kaffee oder ein kleiner Gang um den Block machen wach und laden die Akkus schnell wieder auf.

Zu viele

verschiedene

Tätigkeiten

Statt auf jeden Impuls sofort zu reagieren – also nach einem Telefonat schnell etwas aus der Akte suchen oder jede Email zu beantworten –, empfiehlt es sich, gleichartige Aufgaben zusammenzufassen und hintereinander abzuarbeiten. Also mit Schreibarbeiten anfangen, danach die Tabellenkalkulation erledigen und nach der Mittagspause alles, was mit Ablage zu tun hat.

Dabei sollte man auch auf die Tagesform achten. Wer morgens konzentrierter arbeitet als nachmittags, sollte die komplizierten Berechnungen eher dann machen und sich dafür während des Nachmittagstiefs um Arbeiten wie Ablage oder Schreibtischaufräumen kümmern.   •

PRAXISTIPP

Effektivere Meetings

Nach einer Untersuchung des US-Beratungsunternehmens Bain wird 15 Prozent der Zeit in Unternehmen in Meetings verbracht. Zu viel Aufwand, in der anderes liegen bleibt. Wenn dann auch noch die Meetings an sich überflüssig und ineffektiv sind, hat das noch mehr negative Folgen.

Der erste Schritt für effektivere Besprechungen ist eine gute Planung der Tagesordnung und nur die Aufnahme wirklich wichtiger Punkte. Den Punkt Sonstiges kann man von vorneherein streichen.

Ein weiterer Schritt zu mehr Effektivität ist die Verknappung der Zeit: Der Zeitrahmen sollte von vorneherein feststehen und auch nicht überschritten werden. Dabei hilft, nach der Hälfte der Zeit alle Konferenzteilnehmer darauf hinzuweisen, dass bereits die Hälfe des Meetings um ist und man noch ein paar Tagesordnungspunkte vor sich hat.

Die Besprechungen im Stehen abzuhalten ist übrigens ein einfaches Mittel zur Verkürzung. Die Teilnehmer können sich dabei um ein Stehpult gruppieren. Stehen macht wach und ganz ehrlich: Wir sitzen eh alle viel zu viel und viel zu lange.

Bei einem Meeting sollten nie mehr Personen als nötig eingeladen werden, als maximale Zahl wird oft die 7 genannt. Auch ein Moderator macht Sinn – vor allem, wenn er verhindert, dass man sich zu sehr in Details verliert oder Selbstdarsteller zur Hochform auflaufen. Auch sollten nur Dinge besprochen werden, die alle Teilnehmer etwas angehen. Punkte, die nur zwei Mitarbeiter betreffen, sollten dann auch entsprechend nur im kleineren Rahmen besprochen werden.

Nathalie Klüver

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