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Jobcenter Mölln arbeitet jetzt digital

Mölln Jobcenter Mölln arbeitet jetzt digital

Umstellung auf elektronische Akten beginnt am 5. September – Bearbeitung soll dann schneller gehen.

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Mölln. Auch in der Arbeitsverwaltung ist der Fortschritt eingekehrt: Mitarbeiter des Jobcenters in Mölln müssen ihre Akten nicht mehr per Hand bewegen und transportieren, und die Bearbeitung geht künftig viel schneller: Die elektronische Akte kommt. Als erstes Jobcenter in Schleswig-Holstein, das die elektronische Akte einführt, werden im Jobcenter Herzogtum Lauenburg ab Montag, 5. September, die klassischen Aktenberge und alle Dokumente abgelöst.

Die Kunden selbst merken nichts davon. Ein Schritt in eine neue Verarbei-

tungswelt.“Olaf Berling, Vizechef Jobcenter

Die elektronische Akte soll bis Mitte 2018 nach und nach bundesweit in allen 303 Jobcentern, die gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden, kommen. „Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief mitteilen“, sagt Olaf Berling, stellvertretender Geschäftsführer in Mölln.

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend automatisch anhand vorher festgelegter Kriterien der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes werde dabei höchste Priorität eingeräumt. Berling: „Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die das für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.“ Sollte wider Erwarten ein Dokument keiner Akte zugeordnet werden können, werden diese Dokumente gesondert an das Jobcenter übermittelt, die Zuordnung erfolgt dann manuell. Auch die Kunden profitierten von moderner Technik, so Berling.

Auskünfte könnten schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar sei und nicht gerade im Haus unterwegs oder erst aus einer Ablage geholt werden müsse. Auch die Bearbeitungszeiten könnten sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gebe. Die elektronische Akte sei zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

„Wir gehen mit der ersten Welle an den Start, weil es vom Zeitpunkt her sehr gut passt wegen der Asylbewerberbetreuung“, erläutert der stellvertretende Geschäftsführer des Möllner Jobcenters.

Wichtig für alle Bürger, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, die Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Berling empfiehlt: „Am besten nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden und ansonsten Kopien versenden.“

Die elektronische Aktenführung schafft Platz im Jobcenter. Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr.

Bundesweit lagern zurzeit etwa fünf Milliarden Blatt Papier in Jobcentern, und täglich kommen rund 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte soll helfen, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten in den Jobcentern einzu sparen.

LN

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