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Nordwestmecklenburg Papier sparen mit elektronischen Unterlagen für Sitzungen
Lokales Nordwestmecklenburg Papier sparen mit elektronischen Unterlagen für Sitzungen
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20:23 10.10.2014
Mit der Einführung von Elektronik soll im Amt Klützer Winkel viel Papier gespart werden. Quelle: LN
Klütz

Erst nach der Kommunalwahl im Mai wurden die Geschäftsordnungen fast aller Gemeinden im Klützer Winkel geändert. Es wurde die Möglichkeit der offiziellen elektronischen Ladung zu Sitzungen eingeführt. Damit will die Amtsverwaltung Papier, Geld und Arbeitszeit der Verwaltungsangestellten einsparen. Bereits 51 von 110 Abgeordneten im Amtsbereich nutzen die Möglichkeit, E-Mails statt dicker Briefe zugesandt zu bekommen, wie die Leitende Verwaltungsbeamtin Katrin Pardun berichtet.

„Seit zu Beginn dieser Legislaturperiode die Geschäftsordnungen geändert wurden, können die Abgeordneten entscheiden, ob sie ihre Unterlagen elektronisch bekommen. Schon jetzt macht es sich bemerkbar, dass wir nicht mehr für jedes Mitglied der Ausschüsse und Gemeindevertretungen alle Unterlagen kopieren müssen“, sagt sie. Es habe schon Sitzungen mit mehr als 1000 Seiten Unterlagen gegeben. Ein Haushaltsentwurf, wie er den Gemeinden jetzt wieder vorgelegt werden wird, kann schnell mehrere hundert Seiten umfassen. „Es macht sich schon jetzt bemerkbar, dass wir weniger Papier verbrauchen und unsere Mitarbeiter nicht mehr so lange am Kopierer stehen“, sagt Pardun, nachdem die elektronische Ladung erst seit wenigen Monaten eingeführt ist. Schon wenn fünf von 14 Abgeordneten kein Papier zugeschickt haben wollen, sei die Zeitersparnis sehr deutlich.

„Wir haben jetzt im September eine Woche lang einen Archivcontainer beim Amt aufgestellt, in dem die Abgeordneten ihre archivierten Unterlagen der vergangenen Legislaturperiode datenschutzkonform vernichten konnten. Da ist mancher mit einem ganzen Kofferraum voll Papier gekommen“, stellt Katrin Pardun dar, wie viele Unterlagen innerhalb einer Amtszeit zusammenkommen können.

Auch wenn etwa die Hälfte der Abgeordneten sich Sitzungsunterlagen schon elektronisch schicken lässt, wird immer noch Papier benötigt. „Manch einer lässt sich zum bestimmten Tagesordnungspunkt noch etwas schicken oder andere drucken sich selber die Seite aus, die ihnen wichtig ist“, sagt Pardun. Alles andere ist im Computer einsehbar. Allerdings müssen die Abgeordneten bislang noch mit eigener Technik, also einem eigenen Laptop oder Tablet-Computer arbeiten. Den besitzt längst nicht jeder. „Aber wir sind in der Diskussion, Geräte für jeden Abgeordneten anzuschaffen. Das wird auch in der Haushaltsdebatte für den Amtsbereich ein Thema sein“, sagt Katrin Pardun und verweist auf die Stadt Grevesmühlen, die als Vorreiter die elektronische Sitzungsladung eingeführt und den Kommunalpolitikern Laptops zur Verfügung gestellt hat.

Im Amtsbereich hat die Gemeinde Ostseebad Boltenhagen ihre Geschäftsordnung noch nicht auf die elektronische Ladung abgestimmt. Das soll aber erfolgen, sobald über eine Anschaffung von Computern entschieden wurde. „Boltenhagens Geschäftsordnung ist noch sehr neu“, erklärt Katrin Pardun den Hintergrund.

Zahlen
15 bis 30 Sitzungen finden pro Monat im Amtsbereich Klützer Winkel statt.
In Grevesmühlen hat die Anschaffung von 45 Computern für die Stadtvertreter 2010 rund 25000 Euro gekostet.

Malte Behnk

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